Se você está lendo isso, há uma boa chance de otimizar o processo de envio de trabalhos de impressão, agilizando e automatizando o fluxo de trabalho. Você certamente não está sozinho, e a tendência no mundo da impressão digital (especialmente para departamentos reprográficos na fábrica ou centrais) é certamente pesada com automação agora. Um processo de automação do fluxo de trabalho de impressão bem-sucedido aumentará a produtividade e a eficiência de uma organização na forma como aceita, processa e comunica seus pedidos de impressão.
As vantagens de implementar a automação do fluxo de trabalho de impressão
As vantagens de aplicar a automação do fluxo de trabalho de impressão em um processo de impressão são muitas, muitas das quais se traduzirão em maior eficiência na operação e, por sua vez, em maior lucratividade.
No entanto, se você estiver interessado em aprender um pouco mais sobre o tipo de valor do qual estamos falando, aqui está uma análise mais aprofundada de 11 dos benefícios mais comuns da introdução da automação do fluxo de trabalho de impressão.
- Tornar o processo de envio de trabalho mais conveniente para os clientes e gerar pedidos
A automação do fluxo de trabalho de impressão reduzirá o tempo de resposta para os clientes e você poderá obter o feedback do trabalho de impressão mais rápido do que nunca. A automação também tornará mais fácil para os clientes enviar e rastrear pedidos, e os projetos de impressão tornarão o mercado mais rápido, tornando seu cliente mais bem-sucedido.
A automação do fluxo de trabalho de impressão também promove uma maior comunicação com o cliente, bem como dentro da própria organização de impressão. Os modelos online permitem mais controle sobre o uso da marca da sua empresa, e a cadeia de suprimentos da organização também verá ganhos de eficiência. Finalmente, um dos benefícios mais óbvios é a nova facilidade de reordenar e reimprimir projetos existentes.
- Permitir acesso a um grupo mais amplo de clientes internos (por exemplo, vendas, usuários remotos)
Enquanto a organização geral verá ganhos de eficiência com a implementação da automação do fluxo de trabalho de impressão, cada departamento dentro da organização verá, até certo ponto, seus próprios ganhos em eficiência. A automação e o acesso facilitado ao processo também promoverão uma melhor comunicação entre os departamentos.
Continue lendo para obter explicações mais detalhadas sobre como a automação do fluxo de trabalho de impressão beneficia vários departamentos.
- Reduza erros e atrasos devido a falhas de comunicação
A falta de comunicação é um dos principais motivos pelos quais as empresas perdem dinheiro. O e-mail profissional e o boca a boca abrem as portas para atrasos na comunicação e interpretações errôneas. Uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho de impressão sólida elimina virtualmente as dispendiosas falhas de comunicação.
Também permite um trabalho remoto mais eficiente, que tem seu próprio conjunto de benefícios. Mensagens automatizadas e rastreamento de trabalhos garantem que nenhuma tarefa seja deixada de lado e todos os prazos sejam cumpridos. Em última análise, esse aprimoramento de comunicação reduz os custos associados a “mal-entendidos”.
- Melhore o tempo de resposta para cotações de impressão, aprovações de clientes e entrega de trabalho
Quanto mais automatizado for o sistema, menos variáveis existem na estimativa dos custos de produção, de modo que as empresas que empregam a automação do fluxo de trabalho de impressão (especialmente para envio de trabalhos) podem fornecer uma cotação de trabalho com mais rapidez e precisão. Isso, por sua vez, provavelmente significa que o cliente aprova a proposta mais rapidamente. Isso resulta em um tempo de resposta mais rápido para a entrega do trabalho, o que deixa o cliente feliz e permite que a organização de impressão avance para novos projetos.
- Fornecer controles financeiros para uma contabilidade mais precisos
A contabilidade manual pode ficar cara e deixa muito espaço para erros devido à quantidade de entrada de dados, arquivamento, arquivamento e recuperação de arquivos. A automação do fluxo de trabalho de impressão permite que as empresas deixem de usar o papel em sua contabilidade de trabalhos. Isso facilita a recuperação de dados e reduz muito a probabilidade de erros contábeis.
Esta abordagem mais limpa e processo virtualmente livre de erros significa que as faturas podem ser recuperadas e aprovadas mais rapidamente, permitindo mais uma vez que a organização avance para mais projetos.
- Melhor controle da marca corporativa por meio de modelos
Embora os trabalhos de impressão variem, a automação do fluxo de trabalho de impressão permite que a marca de uma empresa seja estabelecida de forma consistente em todos os trabalhos. Os modelos ajudam a estabelecer a marca de uma empresa por meio de seus layouts, cores e imagens de marca específicas exclusivas. Os modelos também simplificam a criação de trabalhos e o processo de envio para os clientes.
- Trabalhos durante o envio e identificar problemas antes da produção
Quanto maior o trabalho, mais caro é o erro. Problemas comuns, como problemas de resolução e legibilidade, são identificados rapidamente ao utilizar uma ferramenta de automação do fluxo de trabalho de impressão. Esses problemas potenciais podem ser corrigidos antes que uma única letra da fonte seja impressa, economizando tempo e dinheiro da organização de impressão associados a esses tipos de erros.
- Integrar informações de pedidos em plataformas de negócios (ou seja, plataformas de TI)
Se uma ferramenta de automação do fluxo de trabalho de impressão estiver sendo usada, esse software pode normalmente ser integrado a outro software e a várias plataformas de TI. Isso permite que as empresas de impressão introduzam ferramentas de controle de qualidade aprimoradas, reduzindo ainda mais a probabilidade de erros caros. As informações de pedidos também podem ser integradas automaticamente à plataforma de negócios e contabilidade da empresa, tornando mais fácil processar, rastrear e finalizar pedidos e custos associados a cada trabalho.
- Otimize seus processos de produção
Talvez o benefício mais óbvio da automação do fluxo de trabalho de impressão seja a otimização do próprio processo de produção. Esta vantagem é extremamente útil para trabalhos de alto volume e aqueles projetos que requerem uma série de variáveis de impressão. A automação acelera o fluxo de trabalho e você fica com uma carga de trabalho mais equilibrada. Em última análise, a ferramenta de automação do fluxo de trabalho de impressão permite que uma organização assuma mais trabalho e o faça com mais eficiência, ao mesmo tempo em que reduz erros caros.
- Impulsione mais rapidamente a “entrada no mercado” para novas campanhas de vendas
Conforme mencionado acima, uma ferramenta de automação do fluxo de trabalho de impressão impacta várias áreas do negócio, incluindo marketing e vendas. Processos de trabalho mais eficientes e produtivos significam a capacidade de assumir mais tarefas. Isso, por sua vez, permitirá que a equipe de vendas de uma organização lance mais campanhas de vendas com mais rapidez.
- Reduza a intervenção manual
Todos cometemos erros e, embora geralmente sejam perdoáveis, isso não muda o fato de que erros podem custar dinheiro a uma organização. Quanto mais manual for o processo de impressão, desde o envio do trabalho até a entrega final, maior será a probabilidade de erros. Utilizar a automação do fluxo de trabalho de impressão significa que, uma vez que um trabalho é discado no início da operação, a intervenção manual é bastante reduzida e a operação pode prosseguir com mais eficiência e sem erros. Tudo isso resulta em mais um aumento de eficiência e produtividade.
Comece com a automação do fluxo de trabalho de impressão
Os benefícios de uma automação do fluxo de trabalho de impressão são muitos e as vantagens variam. No entanto, praticamente todos esses caminhos levam de volta a clientes mais felizes e a uma organização de impressão mais eficiente, produtiva e lucrativa.